POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

UMBRAL ASESORIA Y CONSULTORIA S.A.S.

TABLA DE CONTENIDO

1. Introducción
2. Objetivo
3. Consideraciones
4. Marco Legal
5. Definiciones
6. Principios
7. Procesos
   a) Recolección
   b) Autorización
   c) Consultas, actualización, rectificación y supresión
   d) Medidas de seguridad
   e) Reclamos
8. Tratamiento
   a) Finalidad
   b) Derechos del Titular
   c) Deberes del responsable
   d) Deberes de los Encargados

9. Uso de herramientas tecnológicas y mensajería digital
10. Transferencia y transmisión de datos
11. Contacto
12. Vigencia

1. INTRODUCCIÓN

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales de Umbral Asesoría y Consultoría S.A.S., surge como respuesta a la necesidad de dar cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012, sus decretos reglamentarios y demás normas concordantes en materia de protección de datos personales y habeas data.

El derecho fundamental de habeas data garantiza a todas las personas el control sobre la información personal que les concierne, incluyendo la facultad de conocer, actualizar, rectificar y solicitar la supresión de sus datos personales.

UMBRAL ASESORÍA Y CONSULTORÍA S.A.S., en desarrollo de su objeto social relacionado con consultoría estratégica, blindaje electoral, coordinación logística, análisis estadístico, gestión territorial y actividades de apoyo a campañas políticas y electorales, realiza tratamiento de datos personales, incluyendo en algunos casos datos sensibles relacionados con opinión política, afinidad electoral o participación ciudadana.

En consecuencia, la presente Política tiene como finalidad establecer las directrices internas para garantizar el adecuado tratamiento de la información personal recolectada, almacenada, usada, circulada, transmitida o transferida por la compañía.

2. OBJETIVO

La presente Política tiene por objeto definir las políticas, procedimientos y mecanismos implementados por UMBRAL ASESORÍA Y CONSULTORÍA S.A.S. para garantizar la adecuada protección de los datos personales tratados por la compañía, conforme a los principios constitucionales y legales aplicables.

Igualmente, busca establecer las condiciones bajo las cuales los Titulares podrán ejercer sus derechos de consulta, actualización, rectificación, revocatoria y supresión de la información personal.

3. CONSIDERACIONES

UMBRAL ASESORÍA Y CONSULTORÍA S.A.S. es una sociedad comercial legalmente constituida conforme a las leyes colombianas, dedicada a la prestación de servicios relacionados con consultoría política, blindaje electoral, análisis estratégico, coordinación de campañas, gestión territorial, capacitación, manejo de bases de datos, analítica electoral y actividades conexas.

UMBRAL ASESORÍA Y CONSULTORÍA S.A.S. reconoce la importancia de garantizar:

• El derecho fundamental de habeas data.
• La privacidad e intimidad de los Titulares.
• La confidencialidad de la información.
• La seguridad de las bases de datos.
• El adecuado tratamiento de datos sensibles.

Especialmente tratándose de información relacionada con:

• orientación política;
• afinidad electoral;
• participación en campañas;
• información estadística;
• geolocalización;
• encuestas de percepción;
• y comunicaciones masivas.

UMBRAL ASESORÍA Y CONSULTORÍA S.A.S. actuará como RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO y sus trabajadores, contratistas, aliados estratégicos y proveedores tecnológicos podrán actuar como ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO conforme a las funciones asignadas.

4. MARCO LEGAL

La presente Política se fundamenta en:

a) Constitución Política de Colombia – artículo 15.

b) Ley 1266 de 2008.

c) Ley 1581 de 2012.

d) Decreto 1377 de 2013.

e) Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.

f) Sentencias C-1011 de 2008 y C-748 de 2011 de la Corte Constitucional.

g) Circulares y lineamientos de la Superintendencia de Industria y Comercio.

5. DEFINICIONES

Autorización

Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

Base de Datos

Conjunto organizado de datos personales objeto de tratamiento.

Dato Personal

Cualquier información vinculada o asociada a una persona natural determinada o determinable.

Dato Público

Es la clase de dato que no es privado, semiprivado o sensible. Por ejemplo, el estado civil de las personas y los relativos a su profesión u oficio.

Dato Semiprivado

Es el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada ni que es público, cuya divulgación interesa, además de al Titular, a cierto sector específico, grupo de personas o a la sociedad en general, por ejemplo, datos financieros.

Dato Privado

Es el dato relevante únicamente para el Titular, por ser íntimo y reservado.

Datos Sensibles

Aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, incluyendo especialmente:

• orientación política;
• afinidad electoral;
• ideología;
• pertenencia a movimientos políticos;
• información biométrica;
• datos de salud;
• geolocalización;
• información socioeconómica sensible.

Encargado del Tratamiento

Persona natural o jurídica que realiza el tratamiento de datos por cuenta del responsable.

Responsable del Tratamiento

Persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y/o el tratamiento.

Titular

Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

Tratamiento

Cualquier operación sobre datos personales, tales como recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión, transferencia o transmisión.

Consulta

Es la revisión que hace el Titular de los datos personales que se encuentren en las bases de datos de UMBRAL ASESORÍA Y CONSULTORÍA S.A.S. y que se logra a través de una petición del Titular, según los procedimientos establecidos en este Manual.

Transferencia

Sucede cuando el responsable o encargado del tratamiento de la información, ubicado en Colombia, envía datos personales a otro responsable que se encuentre dentro o fuera del país.

Transmisión

Comunicación de datos personales a un Encargado para que realice tratamiento por cuenta del responsable.

Aviso de Privacidad

Es la comunicación verbal o escrita que general el Responsable de los datos, dirigida al Titular de los mismos, mediante la cual se informa de la existencia del Manual de Políticas y Manejo de la Información Personal, el cual le será aplicable, así como la forma de acceder a ellos y las finalidades de su tratamiento.

El Registro Nacional de Bases de Datos – RNBD

Es el directorio público de las bases de datos sujetas a tratamiento que operan en el país, el cual será administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio y será de libre consulta para los ciudadanos

6. PRINCIPIOS

UMBRAL ASESORÍA Y CONSULTORÍA S.A.S. aplicará los siguientes principios:

Principio de legalidad

El tratamiento se sujetará a las disposiciones legales aplicables.

Principio de finalidad

Los datos serán tratados para finalidades legítimas, específicas e informadas al Titular.

Principio de libertad

El tratamiento solo podrá ejercerse con autorización previa, expresa e informada.

Principio de veracidad

La información deberá ser veraz, exacta y actualizada.

Principio de transparencia

El Titular podrá obtener información sobre sus datos en cualquier momento.

Principio de acceso restringido

El acceso a los datos estará limitado a personas autorizadas.

Principio de seguridad

Se implementarán medidas técnicas, humanas y administrativas para proteger la información.

Principio de confidencialidad

Toda persona que intervenga en el tratamiento deberá garantizar reserva sobre la información.

Principio de responsabilidad demostrada

UMBRAL ASESORÍA Y CONSULTORÍA S.A.S. implementará mecanismos internos para demostrar cumplimiento normativo.

7. PROCESOS

a) Recolección

UMBRAL ASESORÍA Y CONSULTORÍA S.A.S. podrá recolectar información mediante:

• formularios físicos;
• formularios digitales;
• encuestas;
• páginas web;
• aplicaciones móviles;
• redes sociales;
• campañas territoriales;
• llamadas telefónicas;
• mensajería instantánea;
• eventos;
• plataformas tecnológicas;
• registros audiovisuales;
• alianzas estratégicas;
• y bases de datos obtenidas legalmente.

La información podrá ser suministrada directamente por el Titular o recolectada mediante mecanismos autorizados por la ley.

b) Autorización

La autorización podrá obtenerse mediante:

• documentos físicos;
• formularios digitales;
• aceptación electrónica;
• mensajes de datos;
• grabaciones telefónicas;
• correo electrónico;
• registro en plataformas;
• interacción voluntaria en canales digitales;
• aceptación en formularios web.

La autorización incluirá:

• finalidad del tratamiento;
• derechos del Titular;
• identificación del responsable;
• canales de atención;
• carácter facultativo de los datos sensibles.

c) Consultas, actualización, rectificación y supresión

El Titular podrá solicitar:

• consulta;
• actualización;
• rectificación;
• revocatoria;
• supresión de datos.

Las solicitudes deberán remitirse al correo electrónico designado por la compañía.

Las consultas serán atendidas dentro de los diez (10) días hábiles siguientes.

Los reclamos serán atendidos dentro de los quince (15) días hábiles siguientes.

d) Medidas de seguridad

UMBRAL ASESORÍA Y CONSULTORÍA S.A.S. implementará medidas técnicas, administrativas, jurídicas y humanas razonables para proteger la información contra:

• pérdida;
• acceso no autorizado;
• alteración;
• uso fraudulento;
• destrucción;
• divulgación indebida.

El acceso a bases de datos estará restringido únicamente a personal autorizado.

e) Reclamos

Los reclamos deberán contener:

• nombre del Titular;
• identificación;
• descripción de los hechos;
• dirección de notificación;
• documentos soporte.

Cuando el reclamo resulte incompleto, se requerirá al interesado para subsanar la solicitud.

8. TRATAMIENTO

a) Finalidad

Los datos personales podrán utilizarse para:

Gestión electoral y política

• Coordinación de campañas.
• Blindaje electoral.
• Capacitación de testigos.
• Gestión territorial.
• Organización logística.
• Relacionamiento político.

Encuestas y analítica

• Estudios estadísticos.
• Encuestas de opinión.
• Segmentación poblacional.
• Caracterización electoral.
• Análisis de percepción ciudadana.

Comunicación y difusión

• Envío de mensajes por correo electrónico.
• Mensajería SMS.
• Difusión mediante WhatsApp.
• Invitaciones a eventos.
• Comunicaciones institucionales.
• Campañas informativas.

Gestión administrativa

• Contratación.
• Facturación.
• Gestión laboral.
• Relación con proveedores.
• Cumplimiento de obligaciones legales.

Seguridad

• Auditoría.
• Trazabilidad.
• Prevención de fraude.
• Seguridad informática.

b) Derechos del Titular

El Titular podrá:

• conocer sus datos;
• actualizarlos;
• rectificarlos;
• solicitar prueba de autorización;
• revocar autorización;
• solicitar supresión;
• presentar quejas ante la SIC;
• acceder gratuitamente a sus datos.

c) Deberes del Responsable

UMBRAL ASESORÍA Y CONSULTORÍA S.A.S. deberá:

• Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
• Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
• Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
• Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
• Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado por el Titular.
• Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
• Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley.
• Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
• Informar, a solicitud del Titular, sobre el uso dado a sus datos.
• Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

d) Deberes de los Encargados

Los Encargados deberán:

• Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos, de conformidad con este Manual.
• Actualizar la información reportada por el Responsable del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
• Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente ley.
• Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” si es el caso.
• Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
• Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
• Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

9. USO DE HERRAMIENTAS TECNOLÓGICAS Y MENSAJERÍA DIGITAL

UMBRAL ASESORÍA Y CONSULTORÍA S.A.S. podrá utilizar herramientas tecnológicas nacionales o internacionales para:

• automatización de campañas;
• CRM;
• almacenamiento en la nube;
• formularios digitales;
• mensajería masiva;
• analítica;
• plataformas de comunicación;
• inteligencia estadística;
• envío de mensajes vía WhatsApp;
• herramientas de segmentación y difusión.

El uso de dichas herramientas podrá implicar transmisión o transferencia internacional de datos personales.

10. TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN DE DATOS

UMBRAL ASESORÍA Y CONSULTORÍA S.A.S. podrá transferir o transmitir datos personales a:

• proveedores tecnológicos;
• aliados estratégicos;
• operadores logísticos;
• campañas contratantes;
• consultores;
• autoridades competentes.

Siempre bajo medidas de confidencialidad y cumplimiento legal.

11. CONTACTO

Área encargada de protección de datos personales:

UMBRAL ASESORÍA Y CONSULTORÍA S.A.S.
Dirección: Cra 13 # 84ª 24 of 405
Correo electrónico: gerente.administrativa@umbralsas.com
Teléfono: 6013118461315

12. VIGENCIA

La presente Política rige a partir de su publicación y permanecerá vigente mientras UMBRAL ASESORÍA Y CONSULTORÍA S.A.S. realice tratamiento de datos personales o subsistan las finalidades que dieron origen a su recolección.